আপনার ফাইলগুলো যেভাবে নিরাপদে রাখবেন

 আপনার পেশা যা-ই হোক না কেন, সম্ভবত আপনার কম্পিউটারে সংবেদনশীল তথ্য সঞ্চিত রয়েছে, তা কর ফর্ম, আইনী নথি বা গ্রাহকের তথ্য হোক। যদি এই ফাইলগুলো যথাযথভাবে সুরক্ষিত না হয় তবে তারা বেশি দিন ব্যক্তিগত থাকবেন না। বিশ্বাস করুন বা না করুন, আপনি অজান্তেই এমন পদক্ষেপ গ্রহণ করছেন যা আপনার ফাইলগুলোকে ঝুঁকির মধ্যে ফেলবে।

সাধারণ ভুল

এটি কেবল স্বাভাবিক যে ফাইল সুরক্ষা আপনার মনের মধ্যে সর্বদা প্রথম জিনিস নয় এবং আপনি যখন একাধিক কর্মচারীর সাথে ব্যবসা পরিচালনা করছেন তখন আরও অসুবিধা প্রবর্তিত হয়। দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে কাজ করার প্রয়াসে কর্মীরা প্রায়শই সুরক্ষা উপেক্ষা করেন। এই সমস্যার সর্বাধিক প্রাথমিক সমাধান হলো আপনার কর্মীদের ফাইল সুরক্ষা সম্পর্কে শিক্ষিত করা, তবে আরও নির্দিষ্ট সমাধান রয়েছে যা আপনি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে প্রয়োগ করতে পারেন।

একটি ইমেল তথ্য প্রেরণ

ইমেলের মাধ্যমে স্পষ্ট পাঠ্যে ফাইলগুলো শেয়ার করা বেশ সাধারণ অনুশীলন এবং এ জাতীয় সহজে ব্যবহারযোগ্য ইমেলটিতে গোপনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত না করা পর্যন্ত সমস্যা নেই। প্রকৃতপক্ষে, ৫৪% কর্মচারী সংবেদনশীল ফাইলগুলো স্থানান্তর করতে একটি ব্যক্তিগত, ওয়েব-ভিত্তিক ইমেল ব্যবহার করেন। ক্লায়েন্ট এবং সহযোগীদের সাথে ফাইলগুলো শেয়ার করে নেওয়ার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ হওয়া সত্ত্বেও, আপনি ফাইল শেয়ার করে নেওয়ার পরিষেবা ব্যবহার করে সুরক্ষার সাথে কোনো আপস না করে এটি করতে পারেন।

আরো পড়ুন:উইন্ডোজ এবং ম্যাকে আইফোন স্ক্রিনটি কীভাবে রেকর্ড করবেন

ফাইল শেয়ার করে নেওয়া আপনাকে ফাইল এবং তাদের অ্যাক্সেসযোগ্যতার স্তরের অ্যাক্সেস করে তা নিয়ন্ত্রণ করার সময় একটি নেটওয়ার্কে আপনার ফাইলগুলো সঞ্চয় করতে দেয়। কিছু পরিষেবা আপনাকে মেয়াদোত্তীর্ণ, পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত লিঙ্কগুলোর সাহায্যে ফাইলটি কতক্ষণ অ্যাক্সেস করতে সক্ষম করবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।

একটি ইউএসবিতে তথ্য স্থানান্তর করা

অস্থায়ীভাবে তথ্য সংরক্ষণ এবং স্থানান্তর করার জন্য ইউএসবিগুলো দুর্দান্ত হতে পারে, তবে যখন স্পষ্ট পাঠ্য নথি জেনেরিক ইউএসবিতে স্থানান্তরিত হয় তখন এটি দুর্বলতা তৈরি করতে পারে। ফ্ল্যাশ ড্রাইভটি ম্যালওয়্যার দ্বারা দূষিত হতে পারে, ক্ষতি এবং ফাইলের চুরির সম্ভাবনা তৈরি করে।  সবচেয়ে খারাপ বিষয়, ইউএসবি অন্য কম্পিউটারগুলোতে একটি ভাইরাস সংক্রমণ করতে পারে, যা হ্যাকারকে ফাইলগুলো চুরি ও পরিবর্তন করতে দেয়। ইউএসবিগুলো শারীরিকভাবেও ছোট, এগুলো হারাতে বা চুরি করা সহজ করে তোলে।

ফ্ল্যাশ ড্রাইভ ব্যবহার করে ফাইল স্থানান্তর করার প্রয়োজনটিকে অস্বীকার করার জন্য, ড্রপবক্সের মতো ক্লাউড পরিষেবা ব্যবহার করুন। এগুলো আপনাকে আপনার জন্য সুরক্ষিত রাখার সময় যে কোনো ডিভাইস থেকে আপনার ফাইলগুলোতে অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয়। তবে এর অর্থ এই নয় যে আপনি আরাম করতে পারবেন - আপনার পাসওয়ার্ডের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলনগুলো অনুসরণ করা উচিত এবং যে কোনো ক্লাউড পরিষেবা অ্যাকাউন্টের জন্য দ্বি-ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণ সেট আপ করা উচিত। অতিরিক্ত সংবেদনশীল ফাইলগুলোর জন্য, কেবল সুরক্ষার অতিরিক্ত স্তর সরবরাহ করার জন্য আপনার তাদের ক্লাউড সংরক্ষণ করার আগে এগুলো এনক্রিপ্ট করা উচিত।

পাবলিক ড্রাইভে তথ্য ডাউনলোড করা

এটি কর্মীদের তাদের নিজস্ব ডিভাইস থেকে ফাইলগুলো দেখার অনুমতি দেওয়ার একটি সাধারণ উপায়, এটি সংগঠন এবং সুরক্ষার ক্ষেত্রে বেশ কয়েকটি সমস্যা তৈরি করে। সংগঠিত হওয়া, যেমন আমরা পরে আলোচনা করব, ডকুমেন্টগুলো সুরক্ষিত রাখার একটি অপরিহার্য অঙ্গ, তবে যখন অনেক কর্মচারী একই ড্রাইভ ব্যবহার করেন, তখন জিনিসগুলো খুব অগোছালো হয়ে যেতে পারে। যদিও সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেসের আকারে কিছুটা সুরক্ষা রয়েছে, তবে এই পরিষেবাগুলো ভাইরাস এবং ব্যবহারকারী ত্রুটির জন্য উন্মুক্ত।

আরো পড়ুন:ফটো থেকে EXIF ​​ডেটা কীভাবে এডিট বা রিমুভ করা যায়

ক্লাউড পরিষেবাদিগুলোর সাথে, ফাইল শেয়ার করে নেওয়ার ক্ষেত্রে সুরক্ষা ও নিয়ন্ত্রণের অনেক উচ্চ স্তর রয়েছে। নিয়মিত ঝাড়ু সুরক্ষা চেক চলাকালীন কিছু ক্লাউড পরিষেবা আপনার জন্য আপনার ফাইলগুলো এনক্রিপ্ট করবে। এছাড়াও, নথিগুলো ভাগ করা এবং বিভিন্ন ডিভাইসে সেগুলো অ্যাক্সেস করা এখনও সহজ।

সাধারণ টিপস

উপরোক্ত সুরক্ষার সমস্যাগুলো সমস্ত ক্লাউড পরিষেবাদির সতর্ক ব্যবহারের সাথে প্রতিকার করা যেতে পারে, তবে এই জাতীয় পরিষেবার সাথেও কিছু অতিরিক্ত পদক্ষেপ রয়েছে যা আপনার সুরক্ষা যতটা সম্ভব দুর্ভেদ্যের কাছাকাছি রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে নেওয়া উচিত।

সংগঠিত হওয়া

ডকুমেন্টগুলো কোথায় রয়েছে তা জেনেও আপনি কীভাবে আপনার নথিগুলো নিরাপদ তা নিশ্চিত করতে যাচ্ছেন?  সংগঠন এবং দক্ষতা কী, তাই ফাইলগুলো সুরক্ষিত করার সময় আপনার প্রথম পদক্ষেপটি হলো আসলে কোন তথ্যটি সুরক্ষিত করা দরকার তা চিহ্নিত করা উচিত। এইভাবে, আপনার সমস্ত সময়, শক্তি এবং অন্যান্য সংস্থানগুলো সেই ফাইলগুলোতে সুরক্ষা এবং সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখার দিকে যেতে পারে।

একটি নিরাপদ পাসওয়ার্ড তৈরি করুন

আপনি যদি ক্লাউড পরিষেবা ব্যবহার করেন তবে আপনাকে একটি পাসওয়ার্ড সহ একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে। আপনার শত্রু এখানে একটি কম্পিউটার, একটি মানব নয় - এবং কম্পিউটারগুলো পাসওয়ার্ডগুলো অনুমান করতে খুব ভাল যা মানুষ মুখস্ত করতে পারে। এই কারণে, নিজেকে পক্ষে নিন এবং একটি পাসওয়ার্ড পরিচালক ব্যবহার করুন। সর্বাধিক সুরক্ষিত পাসওয়ার্ডগুলো দীর্ঘ এবং এলোমেলো, প্রচুর বিশেষ অক্ষর সহ, এবং এটি একটি সুরক্ষিত নিরাপদ বাজি যা আপনি এগুলো মুখস্ত করতে সক্ষম হবেন না - বিশেষত যদি আপনি সমস্ত কিছুর জন্য আলাদা পাসওয়ার্ড ব্যবহার করেন যা আপনার উচিত। আপনি যখন একটি পাসওয়ার্ড পরিষেবা ব্যবহার করেন, আপনাকে যা মুখস্থ করতে হবে তা হলো আপনার মাস্টার পাসওয়ার্ড, যা ক্র্যাক করাও কঠিন এবং এটি কেবল আপনার মনে থাকা উচিত।

আপনার ডেটা এনক্রিপ্ট করুন

যদি অন্য সমস্ত কিছু ব্যর্থ হয় এবং কোনো হ্যাকার আপনার সংবেদনশীল তথ্যের অধিকারী হয়ে ওঠেন, এনক্রিপশন নিশ্চিত করে যে তারা কোনী একটি শব্দের অনুধাবন করতে সক্ষম হবে না। সর্বোপরি, ভেরিক্রিপ্ট এবং বিটলকারের মতো এনক্রিপশন পরিষেবাদি (যা আসলে উইন্ডোজে নির্মিত) একেবারে বিনামূল্যে। এটি, এই তালিকার সমস্ত টিপসের মতো, আপনার ফাইলগুলোর সুরক্ষার গ্যারান্টি দেয় না, তবে এটি সুরক্ষার একটি অতিরিক্ত স্তর যুক্ত করবে যা সম্ভাব্য আক্রমণকারীদের ছাঁটাইয়ের জন্য কাজ করতে হবে।

আরো পড়ুন:কম্পিউটার বা ফোনে YouTube রেস্ট্রিকশন মোড চালু করুন

দুর্ভাগ্যক্রমে, কোনো কম্বল সাইবারসিকিউরিটির সমাধান নেই, এবং প্রযুক্তিটি বৃদ্ধি এবং বিকাশের সাথে সাথে ক্ষেত্রটি সর্বদা পরিবর্তিত হয়। আপনার সংবেদনশীল ফাইলগুলোর সম্পূর্ণ সুরক্ষার নিশ্চয়তা না থাকলেও ক্লাউড পরিষেবাগুলো অনেকগুলো সম্ভাব্য সমস্যা সমাধান করতে পারে। তবুও, আপনার সম্ভাব্য সমস্যাগুলো সম্পর্কে আপনার সচেতন হওয়া উচিত, আপনার সুরক্ষাগুলো তৈরি করা উচিত।